Se você trabalha em uma organização que tem estoque de matéria-prima ou de produtos, certamente já ouviu falar no sistema FIFO ou PEPS. O FIFO é um sistema de controle de estoque que visa garantir a correta utilização dos insumos de produção e de comercialização, bem como a organização do sistema e a otimização dos processos.

Existem outros sistemas de armazenagem que podem trazer melhor organização e ritmo para o processamento de pedidos. Contudo o FIFO é ideal para garantir a validade de produtos perecíveis, redução de perdas e a qualidade do que é entregue, melhorando a experiência do consumidor significativamente.

Ficou interessado nesse sistema? Então continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber para ter um excelente controle de estoque!

Qual a importância da gestão de estoque?

O estoque é um dos principais ativos da empresa, capaz de influenciar toda a operação e rentabilidade dos negócios. É nele que estão contido os insumos, materiais para revenda ou o produto final que será destinado ao cliente. Logo a falta de gerenciamento desse espaço significa, também, desperdício e redução dos lucros.

Por isso, é preciso controlar ao máximo as quantidades de compra e venda, de modo a manter sempre um estoque mínimo desses materiais. Assim, a organização deixa de empatar parte de seus recursos em itens de pouca saída, que podem estragar, danificar ou ficar obsoletos.

O resultado desse gerenciamento apurado é a melhora no fluxo de caixa da companhia, eficiência nos processos e aumento do capital de giro para a empresa realizar novos negócios e crescer. Cabe agora entender então o que é o sistema FIFO de controle de estoque e por que escolhê-lo.

O que é o sistema FIFO?

Essa sigla vem do inglês First In, First Out, que no português é traduzido como Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS). Sua finalidade é garantir que o primeiro produto que der entrada no estoque seja o primeiro a ter saída, assegurando, dessa maneira, que nenhum insumo seja perdido por causa de vencimento.

Muitas empresas sofrem com o capital retido em estoque parado, pois quando existe uma estocagem muito grande e que não tem giro, significa que a empresa investiu seu dinheiro em mercadorias, mas não conseguiu vender. Esse investimento gera o custo de oportunidade, ou seja, a empresa poderia investir em contratações, tecnologias ou processos, por exemplo, mas seu capital está retido no estoque.

O sistema FIFO melhora o controle de estoque, evitando que o problema descrito aconteça e potencializando os lucros da empresa.

Quais os benefícios do FIFO?

A empresa que adota esse sistema consegue ter mais qualidade em seus processos, além de diminuir os riscos ligados à cadeia, ao extravio,aos erros e aos custos e, ainda, inicia um processo de controle eficiente e passível de lucro por meio da padronização.

Por fim, o sistema FIFO facilita os registros de entrada e saída dos insumos e lançamento e aplicação de taxas e impostos que incidem sobre os mesmos. Na prática, podemos listar alguns benefícios. Confira a seguir.

Aumenta o lucro

Esse método possibilita a redução de itens armazenados e, consequentemente, diminui os gastos relativos à manutenção dos produtos, como o aluguel de um galpão para manter o estoque da empresa, optando por um local menor e de baixo custo. O lucro também se potencializa pela diminuição da perda referente a produtos fora da data de validade ou itens de consumo defasados.

Melhora o controle da validade

Muitas organizações, principalmente as que trabalham com produtos perecíveis, sofrem com a perda de itens por causa da validade ou oscilação nos níveis de qualidade de suas mercadorias. O sistema FIFO ajuda a empresa a controlar a saída dos produtos, garantindo que a rotatividade esteja acontecendo corretamente (First In, First Out).

Garante a organização do espaço

Ter um estoque bagunçado em meio a cadeia produtiva ou de processamento de pedidos pode ser um grande transtorno. Além de demandar maior tempo e esforço dos funcionários, gera perdas de mercadorias e exige um grande espaço para armazenagem. Com o sistema FIFO, tudo fica categorizado e fácil de encontrar, com a certeza de que estão sendo utilizados os insumos certos, na hora certa.

Gera maior agilidade

O método FIFO oferece um auxílio aos gestores de estoque e facilita a separação, a localização, as entradas e saídas dos produtos, evitando que tempo seja perdido na busca por determinado produto ou que sejam comprados itens que já existem no sistema de armazenamento.

Melhora o controle financeiro

Com a redução das perdas, diminui-se também o custo operacional e a empresa passa a ter maior controle para trabalhar com estoques mínimos, sem imobilizar grande parte de seus recursos com a produção. Assim, é possível melhorar o relacionamento e os prazos com fornecedores e gerar lucro na demonstração de resultados.

Facilita o inventário

Quando se utiliza o sistema FIFO, fica mais fácil precificar o valor do inventário, pois as mercadorias estarão com preço atualizado. Também reduz o número de itens obsoletos na contagem, já que eles serão despachados antes que isso aconteça.

Tem um sistema de implementação simples

Como o próprio termo tem função autoexplicativa, qualquer funcionário, em qualquer tamanho de empresa, consegue adotar e trabalhar no sistema. Não é preciso investir grandes quantias com capacitação, facilitando a aquisição de outros sistemas de otimização da produção e no diferencial no atendimento ao consumidor, por exemplo.

Por que utilizar o sistema FIFO em detrimento a outros métodos?

Em verdade, não existe uma regra que estipule o FIFO como o melhor para controle de estoque. O método LIFO — Last In, First Out — utiliza a ideia de que o último produto que entra é o primeiro que sai e ainda é utilizado para produtos com maior validade e alta rotatividade.

Por isso, cabe avaliar esses fatores ao adotar o sistema FIFO. Se sua mercadoria pode estragar se houver uma queda abrupta nas vendas ou entrar em obsolescência rapidamente, como acontece com celulares e outros eletrônicos, não há porque mantê-las por longos períodos e despachar itens mais recentes no lugar.

O FIFO colabora, ainda, para a redução de erros na estocagem e agiliza a cadeia de suprimentos, pois facilita o trabalho de automação e liberação de lotes. Também permite a uniformidade das entregas, sem correr o risco de entregar produtos avariados e comprometer o relacionamento com o cliente.

Aliado às demais ferramentas existentes no mercado e aos métodos de sucesso, a empresa consegue realizar uma boa gestão de KPIs de estoque e anular as oportunidades que são normalmente encontradas nessa área. Além do investimento em tecnologia, é fundamental que a empresa tenha o cuidado de treinar seus funcionários corretamente para manter a qualidade nos processos e busque sempre a atualização.

Agora que você já sabe como funciona o sistema FIFO e quais são suas vantagens, aproveite para conhecer 3 ferramentas para controle de estoque que podem melhorar ainda mais sua cadeia logística.

A ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

Nossa empresa, fundada em 2003, fornece um sistema modular para gerenciamento e automação da cadeia de suprimentos, atendendo clientes globais a partir de escritórios em Leverkusen (Alemanha), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) e Shanghai (China). Uma equipe altamente qualificada, composta por mais de 40 engenheiros e técnicos, oferece soluções “turn key” personalizadas para gestão e monitoramento de processos.

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