Uma rápida pesquisa de opinião entre colegas e parceiros é o bastante para perceber que a implantação de um sistema de estoque gerido pelo fornecedor (ou Vendor Managed Inventory – VMI) pode deixar muitos empresários e gestores um pouco “perdidos”. Não raramente, eles se preocupam com o dinheiro, o tempo e o esforço necessários para promover mudanças na cultura da empresa, tendo em vista que um sistema como esse altera radicalmente a forma como ela gerencia seus estoques.

No entanto, com o uso de novas tecnologias, aliado às melhorias nos métodos de desenvolvimento de softwares, a implementação de um VMI não é mais nenhum bicho de sete cabeças e pode melhorar substancialmente o desempenho das operações de uma empresa por meio da integração com seus fornecedores.

Saiba agora como fazer a implementação de um VMI em seu negócio!

Busque apoio

O primeiro passo para implementar um VMI é comunicar e obter apoio de todos os públicos de interesse envolvidos na mudança. Além do fornecedor, é preciso que os setores e equipes que trabalharão diretamente ou indiretamente no novo sistema sejam informados e garantam seu apoio. A alta gestão da organização também deve ser comunicada e envolvida desde o início, para que compreenda o novo cenário e intervenha quando necessário.

Deixe tudo claro

Antes de começar a desenvolver a solução, é preciso que sua empresa e o fornecedor entrem em acordo sobre os níveis de estoque mais indicados para cada produto, as fórmulas utilizadas para identificar o momento ideal para novas compras, as quantidades padronizadas por pedido, entre outros aspectos. Além disso, é preciso definir claramente as responsabilidades de inserção e atualização de informações no sistema, assim como de geração de documentos como notas fiscais e ordens de compra.

Essas medidas prevenirão problemas e questionamentos no futuro e fortalecerão a parceria entre as empresas.

Desenvolva a solução

Tendo em vista que o próprio fornecedor gerenciará o estoque com base nos pedidos realizados pelos clientes da sua empresa, é preciso que os softwares e controles “conversem” entre si.

Seja por meio de um módulo nos sistemas atuais ou pelo desenvolvimento de um novo programa exclusivo para essa finalidade, o importante é que os dados gerados de ponta a ponta estejam sincronizados e atualizados, para garantir que os setores e funcionários das duas partes tomem decisões com base somente em informações confiáveis.

Faça testes

Após realizar a integração dos sistemas, será preciso conduzir alguns testes para verificar a correção das informações. Simule diferentes situações de elevação e redução na demanda e veja como os softwares respondem.

Lembre-se de que os sistemas bem testados evitam bugs e falhas que podem causar muitas dores de cabeça mais adiante.

Forneça um histórico

Com os testes concluídos, ainda vale a pena enviar ao fornecedor um histórico da demanda da empresa nos últimos anos. Isso irá ajudá-lo a se planejar melhor para o novo sistema.

Vale ressaltar que a implementação de um VMI é uma tarefa muito mais fácil do que parece à primeira vista, ainda mais quando a empresa interessada se planeja bem e prepara suas equipes para as mudanças que estão por vir. E o que é mais importante: os benefícios da adoção do sistema serão sentidos rapidamente na redução de custos com estoques, eliminação de falhas de comunicação, maior estabilidade na gestão dos processos, entre outros.

E agora? Já ficou claro como é fácil implementar um VMI? Deixe aqui seu comentário!

ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

Nossa empresa, fundada em 2003, fornece um sistema modular para gerenciamento e automação da cadeia de suprimentos, atendendo clientes globais a partir de escritórios em Leverkusen (Alemanha), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) e Shanghai (China). Uma equipe altamente qualificada, composta por mais de 40 engenheiros e técnicos, oferece soluções “turn key” personalizadas para gestão e monitoramento de processos.

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