Gerenciar os processos envolvidos na rotina de abastecimento de empresas que tenham um grande volume de compras é um desafio e tanto.

Com uma quantidade de parceiros considerável e altas cifras sob sua responsabilidade, qualquer erro pode causar prejuízos e outras dores de cabeça que acabam dando muito trabalho para serem contornadas. Por isso, é necessário que sua empresa tenha um bom monitoramento de fornecedores.

Sobre esse assunto separamos algumas informações que você deve conhecer. Confira!

O que é o monitoramento de fornecedores

Trata-se de uma rotina de avaliação constante de todos os fornecedores que participam da sua cadeia de suprimentos (supply chain).

Diferente da gestão de estoques, apesar de também ter uma relação com a garantia do abastecimento das necessidades da empresa, esse trabalho de monitoramento costuma afetar ainda mais o desempenho da sua empresa, pois está relacionado também com outras variáveis.

Normalmente variando muito pouco de empresa para empresa, o monitoramento de fornecedores costuma estar focado em oferecer informações atualizadas e relevantes sobre a relação com cada fornecedor e como ele vem apresentando resultados.

Essa avaliação geralmente está mais voltada para a qualidade dos produtos e serviços entregues, prazos, custos e política de preços, praticidade da logística de processos e movimentação de materiais.

Utilizando esse tipo de métricas, além de outras avaliações mais subjetivas, como empenho, facilidade de comunicação, grau de inovação, entre outras, é criado um índice que permite a comparação direta entre os fornecedores e um estudo sobre como (e quanto) eles conseguem melhorar o desempenho da sua empresa.

Qual a importância do monitoramento de fornecedores

Como já foi possível perceber, o acompanhamento dos seus parceiros envolvidos no processo de abastecimento é algo a ser levado a sério, pois afeta diretamente seus resultados, mas existem outros motivos que devem ser considerados.

Sendo que boa parte da entrega dos produtos ou serviços que a sua empresa presta aos seus clientes sofre interferência direta da sua matéria-prima e serviços contratados, também a sua performance de entrega, assim como a sua qualidade, é afetada pelas entregas dos seus fornecedores.

Além disso, a capacidade de avaliar a economia gerada nos seus processos de compras impactará diretamente no aumento ou diminuição da lucratividade que a sua empresa apura no final de todo mês.

Não podemos esquecer também que o monitoramento de fornecedores influencia também no seu nível de abastecimento, que não deve sofrer com a falta de materiais nas horas cruciais e nem com uma superlotação do seu depósito. Qualquer exagero ou situação de carência é prejudicial, e você sabe bem disso.

Evitar não conformidades e possíveis devoluções é outro ponto muito importante decorrente do monitoramento de fornecedores, assim como a redução de falhas ocasionadas por aqueles produtos defeituosos que possam ficar parados dentro da sua empresa.

Em ambos os casos, será possível perceber também a redução da necessidade de inspeções, economizando seu dinheiro e tempo.

Conseguindo um melhor controle de gestão, você terá condições de proporcionar uma boa fluidez na cadeia de suprimentos e uma logística integrada, ganhando tempo e tendo processos menos burocráticos, o que evitará retrabalhos e gastos de horas de funcionários e esforços desnecessários.

Com essas rotinas otimizadas, perceberá um aumento da capacidade e da agilidade de gestão a seu favor, coisas que lhe darão mais tempo para tratar de outros assuntos importantes e que normalmente ficavam em segundo plano.

Por último, mas igualmente importantes, ainda existem dois benefícios que você precisa considerar.

O primeiro deles é a otimização das rotinas e a melhoria da qualidade dos processos.

Atingindo esse nível mais alto de maturidade de relacionamento com seus fornecedores, ambos os lados perceberão uma maior facilidade de comunicação, o que deixará o relacionamento mais fácil, abrindo mais espaço para a discussão de assuntos menos operacionais e mais estratégicos de cada lado.

O segundo ponto é que a sua empresa terá traçadas métricas muito mais consistentes e sólidas para a comparação de todo o tipo de fornecedores. Isso significa necessariamente muito mais poder de negociação para o seu negócio.

Tendo avaliado as vantagens e desvantagens de cada fornecedor, as decisões quanto a manutenção ou troca de parceiros tornam-se extremamente mais fáceis e dependem muito menos da percepção dos gestores, o que diminui bastante a margem de erro na estratégia adotada.

Como fazer o monitoramento de fornecedores

Por ser um assunto muito comum a diversas empresas e mercados, a demanda por soluções dessa natureza é bastante forte, o que incentiva grandes esforços no desenvolvimento de opções eficientes e métodos consistentes de avaliação e controle de fornecedores.

Por isso, é possível encontrar sistemas bem maduros e com um alto grau de interação e automação para conectar todos os participantes de uma cadeia de suprimentos, independentemente do seu porte.

Essas opções consideram métricas preestabelecidas e sistemas de avaliação estruturados, mas é possível também encontrar chances de se fazerem algumas personalizações, o que é bem interessante.

A empresa que quiser também pode considerar o desenvolvimento de um sistema próprio para o serviço, montando um produto totalmente customizado.

Nesse caso, há que se considerar um investimento de tempo e verbas um pouco maiores, além de possíveis necessidades de correção de erros até que a ferramenta esteja devidamente formatada e calibrada para a operação.

De toda maneira, o importante é que um bom sistema para se fazer o monitoramento de fornecedores deve considerar ótimos níveis de automação e a elaboração de relatórios detalhados e sempre atualizados.

Deve-se fazer ainda a identificação dos itens de maior interesse e das áreas críticas que envolvem as operações, com o objetivo de prever possíveis gargalos ou pontos de falha nos processos.

Depois de um tempo tendo o seu monitoramento de fornecedores em pleno funcionamento, será bem difícil pensar uma boa gestão sem essa ferramenta à sua disposição.

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ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

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