Podemos definir o processo Order to Cash como o ciclo completo do produto na cadeia logística, da emissão do pedido até a entrega e o recebimento pelas vendas. Ele envolve inclusive outras áreas da empresa, como comercial, financeiro, crédito, cobrança e contabilidade.

Embora possa ser definido em poucas palavras, o sistema exige alta capacidade de gerenciamento para evitar retrabalhos, perda de eficiência e prejuízos nos processos fundamentais da empresa. Por isso, é importante ter uma visão global do negócio e conhecimento para atacar a raiz dos problemas sempre que for preciso.

Para você entender melhor como funciona, quais são os desafios e vantagens do Order to Cash, reunimos essas informações em um pequeno artigo. Continue a leitura!

Confira como funciona o processo Order to Cash

O processo da cadeia de suprimentos está apoiado em três pilares essenciais: pedido, entrega e pagamento. Para que todos funcionem da maneira ideal, é preciso haver conformidade nos fluxos fixos e de informação de modo a não retardar ou gerar prejuízos em nenhuma dessas etapas.

O processo Order to Cash é um recurso utilizado para mapear e garantir o seguimento correto de todas essas variáveis. Costumamos afirmar que gerenciar um processo de Order to Cash é acompanhar o caminho que o seu dinheiro percorre até chegar, na forma de produtos ou serviços, ao cliente.

Sendo assim, o sistema facilita a análise das operações e aumenta a eficiência dos processos. Além disso, o ele garante outros benefícios para o negócio, como:

• ciclo comercial mais ágil;
• redução de custos operacionais;
• melhora nas relações e parcerias comerciais;
• otimização do fluxo financeiro;
• melhor gestão de Supply Chain;
• automatização de processos e segurança das informações;
• visão global da cadeia de suprimentos.

Saiba quais etapas o sistema engloba

De maneira geral, podemos dividir o Order to Cash em duas grandes categorias distintas: a gestão de pedidos — ou Order Management — e a coleta de pagamentos, mais conhecida como Bill to Cash. Mas o processo tem uma série de etapas e desdobramentos multidepartamentais.

Após esse esclarecimento, veja as etapas que constituem todo o processo:

• gerenciamento de pedidos;
• gestão e análise de crédito;
• atendimento e execução das ordens;
• gerência dos envios;
• faturamento;
• organização do contas a receber;
• cobrança de pagamentos;
• entradas de receita no caixa;
• relatórios e análises do gerenciamento global do processo.

Cabe lembrar que quanto maior for a complexidade dessa cadeia e dos fluxos internos em cada etapa, maiores serão as chances de perder agilidade e enfrentar problemas com o crescimento dos custos operacionais. Em função disso, abordaremos na sequência como a empresa pode reverter essas e outras questões.

Descubra como superar os desafios no gerenciamento do Order to Cash

Dentre os maiores obstáculos enfrentados no processo estão as altas taxas de erros na execução e envio das ordens, inconformidades na emissão dos pedidos e práticas comerciais em desacordo a política da empresa.

A aplicação indevida de descontos e a desobediência às políticas de crédito também são outros fatores que prejudicam a eficácia do sistema, além de elevarem o saldo em aberto do contas a receber, impactando diretamente a manutenção do negócio.

Para minimizar ao máximo esses problemas, a empresa deve reduzir o tamanho da cadeia, bem como investir na integração dos sistemas, reduzindo os pedidos e lançamentos manuais. Ter uma visibilidade diária em tempo real dos processos e utilizar sistemas de avaliação de indicadores também ajuda a manter a conformidade das operações.

O processo Order to Cash oferece melhor gerenciamento dos pedidos até o fluxo de caixa. Como consequência, agrega valor e melhora a experiência dos clientes, trazendo diferencial competitivo às empresas.

Nesse sentido, as soluções de integração da Orbit Logistics podem melhorar a eficiência desse sistema, proporcionando uma visão completa e gerenciamento centralizado da cadeia, o que aprimora significativamente o desempenho e os resultados do processo order to cash.

A ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

Nossa empresa, fundada em 2003, fornece um sistema modular para gerenciamento e automação da cadeia de suprimentos, atendendo clientes globais a partir de escritórios em Leverkusen (Alemanha), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) e Shanghai (China). Uma equipe altamente qualificada, composta por mais de 40 engenheiros e técnicos, oferece soluções “turn key” personalizadas para gestão e monitoramento de processos.

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