Entenda o que é padronização de processos e qual a sua importância

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A padronização de processos é a atividade que visa a organizar, a otimizar e a uniformizar as demandas de uma empresa. Em outras palavras, consiste em elaborar cada sequência de tarefas necessárias à execução das operações de uma organização.

Como resultado, a empresa diminui desperdícios e aumenta a eficiência, a qualidade e a lucratividade, gerando efeitos na experiência do cliente e na sustentabilidade financeira do empreendimento, pois envolve cada um dos processos. Confira, em detalhes, a importância de se dedicar à padronização e como fazê-la. Boa leitura!

A importância da padronização de processos

As empresas passam por um processo importante de estruturação para uma nova era da economia. Nesse cenário, é preciso se dedicar à automação de processos, à venda online e à entrega otimizada e cumprir com uma série de requisitos para se enquadrar na nova realidade, inovando e mantendo a competitividade.

Sem padronizar os processos, é impossível alcançar o nível de estruturação ideal. Ainda que o consumidor exija personalização, até mesmo os processos para entregá-la precisam de padronização.

Os benefícios da padronização

Além dessa realidade presente, que exige processos otimizados, existem benefícios diretos de padronizar seus processos. Eles estão descritos nos tópicos abaixo. Veja!

Aumento de produtividade

Com processos regulares e padronizados, todos rendem mais. Desde os colaboradores do administrativo até os de chão de fábrica — no caso de uma indústria.

Redução de custos

Muito evidente na padronização do setor de logística, a redução de custos também ocorre em razão da diminuição de erros e da automação.

Aumento da eficiência

Processos regulares permitem o desenvolvimento da prática, enquanto mudanças frequentes impossibilitam que ela seja melhorada. Além disso, a eficiência aumenta em razão da maior facilidade de controle e de monitoramento. Afinal, como monitorar algo que não segue um padrão?

Melhora da qualidade

É como uma receita culinária — se todos os ingredientes forem pesados e misturados segundo um padrão, a qualidade é mantida mais facilmente.

A padronização de processos

Neste momento da leitura, já é hora de se perguntar: “Afinal, como padronizar os processos?”. É ao que responderemos para você nos tópicos abaixo. 

Determine os objetivos

Comece determinando os seus objetivos em relação a cada processo. Eles devem estar alinhados às estratégias do negócio e precisam transmitir, de forma clara, o que cada um deles pode fazer para o sucesso do empreendimento.

Levante o fluxo de atividades

Com base nos objetivos e metas, você deve observar o processo como é feito hoje. Por exemplo: a emissão de notas fiscais começa com a importação automática dos pedidos, seguida de uma conferência dos detalhes com base em um checklist e é concluída com o envio dos arquivos para o cliente. Cada detalhe, em cada um desses estágios, precisa ser observado e anotado.

Redesenhe os processos

Depois de analisar o modelo atual, é o momento de trabalhar a otimização dos processos. Eles precisam ser avaliados e redefinidos de modo a estabelecer um padrão e melhorar os resultados. 

Treine e engaje os colaboradores

Para que isso seja possível, é preciso envolver toda a equipe, preferencialmente desde o primeiro levantamento até o treinamento. Aliás, outra vantagem importante da padronização é a facilitação do treinamento. Aproveite-a ao máximo!

Para concluir, precisamos mencionar a contribuição da tecnologia para a padronização de processos. Sistemas elaborados para a gestão dos mais diversos processos seguem as melhores práticas adotadas na área, o que facilita e fomenta a padronização. 

Por fim, vale lembrar que o único detalhe com o qual a padronização não combina é o nosso pensamento. Por isso, assine nossa newsletter e mantenha-se informado sobre vários temas de gestão e sobre inovações tecnológicas. 

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