O acompanhamento constante do processo de pagamento ajuda a sua empresa a manter o equilíbrio financeiro e a evitar surpresas como a inadimplência dos clientes. Um dos controles que requer a atenção do gestor é o Order to Cash ou OTC.

Esse conceito é utilizado para gerenciar duas tarefas importantes: o fluxo de atendimento dos pedidos e o recebimento do pagamento. Tornar esse aspecto mais eficiente e ágil é o objetivo das empresas que desejam otimizar a sua forma de trabalho e a relação com os clientes.

Por isso, desenvolvemos este conteúdo para demonstrar como iniciativas simples podem ser implementadas para os seus resultados. Continue lendo e saiba mais!

O que é e como funciona o Order to Cash?

O termo Order to Cash é a expressão em inglês utilizada para descrever o fluxo de venda que começa com a aceitação da proposta e o registro do pedido até o pagamento pela mercadoria ou serviço recebido.

Quando analisamos cada etapa de forma separada é possível identificar eventuais gargalos ou tarefas que prolongam a execução desse processo. Por exemplo, é possível apurar o prazo de entrega quando consideramos se há disponibilidade de produtos em estoque.

Por outro lado, empresas que fabricam os seus produtos por encomenda devem estar com o seu planejamento em dia para manter o abastecimento de insumos para minimizar o período entre a industrialização e a entrega.

O que fazer para melhorar esse processo?

O objetivo da análise do Order to Cash é a priorização do recebimento pelos pedidos entregues aos clientes. Por isso, listamos como a sua empresa pode modificar o seu modelo de trabalho para otimizar os seus resultados.

1.Faça o gerenciamento de pedidos

Um dos principais problemas que pode gerar um atraso no recebimento dos valores referentes às vendas é a forma como o atendimento dos pedidos é feita. Esse cenário é consequência de problemas como:

• ordens fracionadas;
• pedidos incorretos;
• devolução de mercadorias;
• atraso no processo logístico; e
• ruptura do estoque.

Para impedir que esse obstáculo ocorra é importante rever, por exemplo, as suas estratégias comerciais. Afinal, quando o cliente ressalta que tem urgência no recebimento de seus produtos, os profissionais de vendas podem fazer promessas que não têm condições de cumprir.

O intuito não é fechar a venda a qualquer custo, mas dedicar tempo para avaliar a disponibilidade de atendimento imediato de acordo com a capacidade da empresa. Por isso, a questão dos prazos de atendimento deve ser detalhada na proposta e no contrato para que a flexibilização do envio seja a exceção, e não a regra.

2.Crie politicas de cobrança

Um dos métodos mais simples para solucionar a inadimplência nas empresas é a régua de cobrança. A ideia é agir de forma preventiva e não esperar que a fatura esteja em atraso para começar a realizar ações de recuperação.

Essa é uma abordagem mais positiva que ajuda a receber os valores devidos e tem o intuito de conservar a relação comercial. Para isso, é possível enviar lembretes antes do prazo de vencimento.

Além disso, o processo de faturamento deve estar bem alinhado para evitar erros na emissão de notas fiscais.

3.Valorize a relação com o cliente

Quando o assunto é a relação entre clientes e fornecedores é essencial destacar como ambos são interdependentes. Essa visão ajuda a compreender que o mais importante é a criação de uma parceria que seja benéfica e rentável para ambos.

Por isso, a conquista da fidelização depende de uma gestão estratégica voltada para a otimização desse relacionamento. Entre as práticas mais comuns adotadas pelo setor industrial é a negociação de preços mais acessíveis e condições especiais com o fechamento de um contrato de fornecimento exclusivo.

Por fim, é importante destacar que o controle do Order to Cash é uma atividade cíclica que requer o desenvolvimento de novas práticas sempre que um novo gargalo for identificado. Para garantir o seu sucesso, o gestor deve estar preparado para se dedicar a esse plano.

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