Entenda como funciona o sistema OTC (Order to Cash)

Um processo logístico bem definido e estruturado de forma eficiente é peça fundamental para a melhoria da qualidade operacional de uma empresa.

Existem algumas ferramentas que, se bem utilizadas, garantem mais agilidade no processo de fabricação e entrega, além de proporcionarem uma melhora no preço final, tornando seu produto ou serviço mais competitivo perante a concorrência.

Pensando nisso, abordaremos neste post, as utilidades e facilidades que o sistema Order to Cash podem trazer para a sua organização. Você quer saber mais? Então acompanhe conosco!

 

O sistema Order to Cash

Conhecido também como O2C ou OTC, o Order to Cash refere-se a uma expressão bastante comum no ambiente de logística e Supply Chain que diz respeito ao ciclo completo: desde o pedido até a entrega. O Order to Cash é um dos fluxos mais importantes dentro de uma empresa e sua cadeia de suprimentos.

Trabalhando este processo, conseguimos verificar todo o caminho percorrido durante um negócio, incluindo a análise de crédito, separação de estoque e todos os demais passos que você desejar acompanhar até o momento em que o produto chega ao consumidor. Essa atividade é aliada a um sistema financeiro que visa, inclusive, atender a todos os processos fiscais e contábeis da venda.

 

O processo do dinheiro

De modo resumido, esse é um dos principais objetivos de se trabalhar com um sistema order to cash: saber o caminho do seu “dinheiro”. Também é importante entender como os recursos financeiros trocam de mãos dentro do processo de abastecimento.

Assim que um novo pedido de um cliente entra na base de dados da sua empresa, um contrato de venda é criado e uma análise de crédito é estabelecida. Informações são enviadas para o setor de produção e estoque, as encomendas são entregues, o pagamento processado, tudo de forma sistematizada. Esse tipo de integração é uma das principais vantagens oferecida pelo sistema de gestão baseado no OTC.

Uma ferramenta de automação baseada no OTC garante que este fluxo ocorra de maneira otimizada, guardando os dados do cliente e da compra para futuras análises do processo, e até mesmo para garantir um padrão de processo e qualidade.

 

As etapas do processo OTC

Cada cumprimento de etapa do sistema Order to cash é importante, pois este é o lugar onde se reúnem todas as informações a fim de tornar as entregas da cadeia de abastecimento mais otimizadas. A lógica básica é: com o pedido feito, os produtos encomendados pelo cliente devem ser fisicamente removidos do estoque ou fabricados. A etapa seguinte é a sua preparação para a expedição e entrega ao cliente.

Para garantir que a ordem de compra possa ser cumprida e atender às necessidades dos clientes em tempo hábil é fundamental acompanhar as atividades das áreas de:

Nas etapas finais do processo, contamos com o faturamento da nota, cobrança e aplicação de caixa. Na etapa referente ao serviço de faturamento e cobrança, é preciso implementar um acompanhamento contínuo de todos os pagamentos de faturas de entrada e trabalhar com seus clientes a fim de manter seu fluxo de caixa.

A inadimplência é um desafio real que afeta o fluxo de caixa de diversas organizações e que deve tratado com atenção. Portanto, busque implementar formas enviar lembretes de pagamento para os clientes quando a data de vencimento estiver próximo. Caso essa iniciativa falhe e o pagamento se encontre em atraso, é importante lidar com a cobrança de forma profissional e amigável para manter a relação comercial.

 

Os relatórios e as análises

Um dos processos mais importantes que um sistema de automação pode oferecer é a possibilidade de retirada de relatórios para análises. Quando a base da ferramenta é o sistema OTC, você consegue dados de todos os processos pelos quais o pedido passou.

Uma análise profunda dos relatórios gerados permite que a sua empresa trabalhe para impedir erros e ganhar visibilidade em padrões de pedidos dos clientes, pagamentos, as tendências de produtos, otimização logística e uma variedade de outras percepções de negócios que podem levar a melhorias operacionais e inovações para o seu empreendimento.

 

  • Visibilidade sobre todo o processo

O atendimento de um pedido é a conclusão de uma longa cadeia de atividades executadas por áreas distintas. Contudo, a visibilidade sobre o input de cada área deve ser registrada no sistema para permitir a rastreabilidade de um produto acabado desde a aquisição das matérias-primas.

Assim, o gestor consegue acessar o pedido de compra, a ordem de saída do material que vai para a linha de fabricação. Em seguida é possível acompanhar o seu faturamento acompanhado da solicitação de frete referente a sua entrega ao cliente final.

 

  • Suporte para a tomada de decisão

No cotidiano do gestor são tomadas decisões relacionadas a vários aspectos da gestão do negócio. Decisões que podem influenciar o futuro da empresa, o seu posicionamento estratégico e a sua capacidade de crescer no mercado.

Por isso, é tão importante contar com sistemas capazes de transformar o registro das transações em relatórios que refletem a realidade da organização em um dado momento. Quanto mais claras e objetivas foram os dados melhor será a visibilidade do gestor sobre os aspectos mais relevantes da organização.

 

  • Acompanhamento do desempenho da operação

Os resultados de uma empresa não dependem somente do volume de lucratividade no período. Contudo, problemas na operação direta tem relação direta com a capacidade de obter maiores lucros. A criação e a adoção de indicadores de desempenho é um fator que permite acompanhar o alcance das metas organizacionais. O principal aspecto dessa tática é a capacidade de identificar desvios dentro do processo que podem comprometer a operação.

A queda da produção, desperdício de insumos e falhas nos equipamentos são acontecimentos que podem ser observados nos relatórios e, assim, a equipe pode propor soluções para a sua correção.

 

A melhoria no relacionamento com o cliente

Este é outro ponto importante para quem trabalha com o order to cash. Com um processo bem definido e controlado, as chances de erros são bem menores. Por isso, a manutenção do histórico de compras de cada cliente é tão importante para antecipar as suas necessidades.

Por isso, a avaliação da frequência de compras, volume encomendado e as especificações de cada ordem fornecem informações importantes para aprimorar o atendimento ao cliente.

Com um cronograma alinhado e as metas de etapas cumpridas, o cliente tende a ficar mais satisfeito e o relacionamento da sua empresa com ele se torna mais duradouro. Uma relação de confiança se estabelece e se fortalece quando um processo funciona de forma eficaz.

 

A diminuição de ineficiências operacionais

Devido à natureza complexa do processo OTC, mais de 30% dos custos operacionais do seu departamento de contabilidade são alocados para apoiar este sistema. Além disso, trata-se de um processo multidepartamentos, já que toda a empresa está envolvida nele: Marketing, Vendas, Contabilidade, Inventário, Produção, Distribuição, Supply Chain e Logística.

Com isso, devido ao fato da responsabilidade pela ordem de processamento passar em vários departamentos, uma ineficiência operacional é facilmente identificada. Como erros no processamento do pedido, erros na política de preços e na programação da entrega. Esse tipo de atividade tem que ser pautada na melhoria contínua na qual erros e inconsistências são corrigidos imediatamente para evitar maiores problemas.

Com a metodologia Order To Cash, a empresa consegue melhorar suas receitas, custos, capital de giro e satisfação do cliente. O seu sucesso é possibilitado pela simplificação de processos e pelo amplo compartilhamento de informações entre as áreas envolvidas.

Agora que você já está bem informado sobre o fluxo que parte do recebimento do pedido até o seu pagamento, está na hora de expandir os seus conhecimentos. Confira também o post no nosso blog sobre o que seus fornecedores precisam para alinhar o processo logístico

 

ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

Nossa empresa, fundada em 2003, fornece um sistema modular para gerenciamento e automação da cadeia de suprimentos, atendendo clientes globais a partir de escritórios em Leverkusen (Alemanha), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) e Shanghai (China). Uma equipe altamente qualificada, composta por mais de 40 engenheiros e técnicos, oferece soluções “turn key” personalizadas para gestão e monitoramento de processos.

Para mais informações:

ORBIT Logistics Brasil
www.orbitlog.com.br
dante@orbitlog.com.br

Tel.: (11) 3796-1755 / 1756
Cel.: (11) 96420-1701

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