Para quem lida com as rotinas do mundo logístico, saber bem como fazer um inventário é essencial! É nele que são listados todos os bens disponibilizados em um ou mais galpões, tanto para vendas, quanto para locações.

Por ter tamanha importância, é imprescindível conhecer tudo aquilo que está disposto para atender da melhor forma possível a todos os seus clientes.

No entanto, você pode fazer dois tipos de inventário: o permanente e o periódico. Você sabe diferenciá-los? Caso não saiba, melhor continuar essa leitura e entender de uma vez por todas o que são o inventário permanente e o periódico de produtos! Vamos lá?

O inventário periódico de produtos

Esse tipo de inventário é feito ao final de um determinado período, que pode ser semanal, mensal, bimestral, semestral, enfim, com a frequência que for mais adequada aos processos da empresa. Ele possui 3 objetivos:

1. reunir dados sobre os bens disponíveis;

2. atualizar informações no sistema ERP para dar suporte à gestão de estoque de produtos;

3. organizar os dados para corrigir eventuais falhas humanas.

Tendo como base os três objetivos acima citados, podemos ver que a contagem periódica possui alguns elementos diferenciais:

Baseia-se na contagem física

É um método simples que depende da contagem unitária de cada produto para que se possa ter informações relevantes, categorizando cada matéria-prima.

Levanta informações sobre mercadorias e seus custos

Com o levantamento periódico, você consolida dados importantes sobre cada produto, definindo-o como um produto acabado ou em elaboração, por exemplo. Dessa maneira, além de acompanhar o status de cada material, você apura quanto foi gasto para a fabricação final dessa matéria-prima, o custo gerado para cada produto vendido e as despesas globais de toda a produção durante o ano inteiro.

É o recurso mais utilizado por pequenas e médias empresas

Por ser de fácil aplicação, o inventário periódico é um recurso muito utilizado pelas pequenas e médias empresas, pois ele demanda menos processos gerenciais e menos funcionários para executar as ações necessárias para realizá-lo.

Fazer periodicamente um levantamento sobre os seus bens é uma boa pedida. No entanto, não se esqueça do inventário permanente, pois ele atende a outros objetivos importantíssimos.

Métodos de contabilização das operações

No inventário periódico existem duas formas para se contabilizar as operações:

• conta mercadoria mista: quando existe uma única conta que registra todas as informações de vendas, compras, etc.;

• conta mercadoria desdobrada: nesse modelo são utilizadas apenas as contas RCM, CVM, compras, mercadorias e vendas.

O inventário permanente

No caso do levantamento permanente, são controladas continuamente todas as saídas e chegadas das mercadorias, tanto em quantidade quanto em valores. Por meio dele, pode-se saber a qualquer momento a posição atualizada dos estoques e das despesas geradas pelos produtos que foram vendidos.

Por ter essa característica, podemos ver alguns diferenciais desse tipo de inventário:

Melhora o processo de compras

Uma vez que se conhece todo o estoque, a vida do gestor de compras fica bem mais simples. As informações contidas nele auxiliam em todo o planejamento dos produtos a serem adquiridos.

Logo, o comprador saberá o que e quando comprar, evitando falhas que podem levar ao excesso ou à falta de material. Assim, melhora-se muito o gerenciamento do estoque e otimiza-se a política de descontos.

Otimiza a política de descontos da empresa

Por ter todo o controle do processo de compras, as empresas têm menores gastos e, consequentemente, conseguem transformar aquela “gordurinha” em descontos para os seus respectivos clientes.

É uma ideia sensacional, pois além de fornecer em tempo hábil e com qualidade todos os produtos e/ou serviços, você ainda consegue estabelecer descontos potenciais que vão ajudar a empresa a fidelizar compradores e atrair mais gente para você.

Com essa vantagem, a sua produção com certeza será aumentada.

Aperfeiçoa o planejamento da sua produção

Já que o inventário permanente evita excesso ou falta de material e diminui gastos que podem ajudar a aumentar a sua clientela, mais do que certo que sua produção experimentará um crescimento.

E, como terá que produzir mais, você precisa do levantamento permanente para ter, a todo o momento, as informações necessárias sobre cada matéria-prima, podendo direcionar suas estratégias para melhorar a produção.

Ferramentas para fazer o inventário permanente

Como destacado, o inventário permanente é um processo contínuo, logo, para o sucesso de sua operacionalização é preciso contar com ferramentas para automatizar e garantir a segurança do processo. Veja algumas que podem ajudá-lo.

ERP

O ERP é um sistema que tem a capacidade de integrar todas as áreas da empresa e facilitar o acesso as informações relevantes para o negócio. Esse sistema é modular, ou seja, a empresa pode adquirir partes, como o controle de estoque.

Esse sistema pode automatizar o inventário trocando informações com áreas como financeira, manufatura, compras, estoque e transporte.

Um exemplo é quando um item foi recebido no galpão e ainda não foi dado entrada por alguma divergência (quantidade, imposto, preço, etc.). Com o uso do ERP pode ser possível identificar que a sobra se refere a alguma nota pendente.

Código de barras

Essa ferramenta é uma das mais importantes para o controle do estoque. A sua principal função é padronizar processos e facilitar o gerenciamento dos produtos. Com o seu uso a empresa pode facilmente identificar cada palete no estoque, bem como informações como validade, dimensão e peso dos produtos.

Como pode ser aplicado em toda cadeia, tem um papel fundamental na redução de custos e aumento de produtividade.

RFID

A identificação por rádio frequência é uma tecnologia que está revolucionando os processos logísticos. Por meio de uma etiqueta colada na caixa ou diretamente no produto, é possível saber todas as informações em tempo real, desde os dados básicos como a quantidade, até a localização exata do produto, eliminando as chances de erro.

Em virtude do custo, a sua aplicação se dá, principalmente, em objetos de alto valor agregado como smartphones, notebooks e outros equipamentos. Os portos também utilizam essa tecnologia para rastrear os navios.

Porque fazer um inventário de estoque

Agora que você já conhece as características dos inventários permanente e periódico, é o momento de entendermos o motivo de realizá-los. Veja abaixo 3 motivos:

1. Visualizar rupturas de estoque

Como varejista o seu objetivo é entregar para o cliente o produto certo, no momento certo e a um preço justo. Imagine, no entanto, que ao chegar na gôndola o cliente não encontra o produto desejado. Você acha que ele voltará outro dia para comprar ou irá a outra loja ou supermercado para ter o produto que precisa?

A situação ilustrada acima é muito mais comum do que se imagine e a sua causa é a ruptura de estoque. A prática de inventário pode ajudar a minimizar esse problema, pois ele dá visibilidade do estoque, mostrando para o lojista os itens que precisam ser repostos (se tiver no estoque) ou solicitados (caso não tenha em estoque).

2. Mantém o cadastro dos produtos atualizados

Durante o processo de inventário, geralmente são encontradas diversas anomalias como:

• erro no cadastro de embalagens;

• produtos sem cadastro;

• produtos vencidos;

• itens com mais de um cadastro;

• itens com código de barras errado.

Este é mais um motivo para fazer inventários: identificar erros nos cadastros dos produtos e ajustá-los. Lembre-se que o cadastro é uma das atividades mais importantes e se não for realizado de forma correta pode impactar diretamente no resultado operacional.

3. Identificar as perdas

Lembra-se da ruptura? Uma das formas dela acontecer é quando existe diferença entre o estoque físico e o estoque virtual, ou seja, quando o produto existe fisicamente e não conta no sistema ou o inverso.

O inventário permite que essas perdas sejam percebidas, categorizadas e valorizadas. Dessa forma, o gestor poderá saber onde está o seu maior gargalo e criar um plano de ação para as principais causas.

Por fim, o periódico é muito importante para dar suporte ao inventário permanente e, com isso, otimizar toda a sua produção. Agora que você entendeu de uma vez por todas as diferenças entre os inventários, deu para perceber que é possível usar os dois?

Descubra agora a relação entre segurança do trabalho e inventário: o que observar na gestão de estoque físico.