Aprenda a optimizar el follow up de pedidos del segmento industrial

por | 24/10/2018

7 minutos para leer

El  follow up de pedidos es esencial para garantizar un desarrollo satisfactorio en el segmento industrial. Sin atención a esa práctica no es posible ejercer un control eficiente sobre el almacenamiento  y stock.

Sin su utilización, los pedidos son generados de forma incorrecta y con mucha urgencia para el suministro, lo que ejerce presión por plazos de entrega más cortos. Además, esa realidad aumenta los costos e impide una planificación de entrega, generando periodos en que hay sobrecarga de la estructura operacional y otros en que ocurre ociosidad de la misma.

¿Quiere enterarse cómo mejorar el control, los plazos de entrega, transporte y el  flujo de caja con el uso del follow up? Basta seguir con la lectura!

 

El  follow up de pedidos

Antes de entrar directamente en el tema, vamos a usar algunas líneas para definir un poco mejor el follow up de pedidos. Así, evitamos que un entendimiento diferente del procedimiento genere algún mal-entendido sobre el texto.

Traduciendo al español, el  termo follow up significa “acompañamiento”. Vale para cualquier tarea y, Es común, también que se use para referirse a procedimientos del área de ventas que con el fin de  acompañar los pasos del proceso comercial.

De la misma manera, en el área de compras, el acompañamiento de los procesos es llamado de follow up y con el fin de garantizar el flujo continuado de mercancías, evitando atrasos y falta de materia prima o productos para comercialización. De modo general, estamos hablando de la gestión óptima de los recursos del área, una práctica que puede ser dividida en:

follow up preventivo: buscando evitar los atrasos en la entrega de los productos, servicios o materiales;

follow up correctivo: con el objetivo de disminuir atrasos ya existentes.

 

El primer gran gano de desarrollo: automatización

Ahora que nos hemos entendido sobre el concepto, vamos a partir directo a lo que podemos considerar la inversión en follow up con mayor potencial de optimización. Varios de los procesos que necesitan ser acompañados pueden ser automatizados y, obviamente, el desarrollo mejora substancialmente cuando la tecnología es utilizada.

El  flujo de informaciones es uno de los mayores desafíos a cualquier gerente del área que, muchas veces, se ocupa con tareas operacionales que se pueden automatizar, cuando podría estar concentrado en la análisis de informaciones sobre el proceso, lo que traería ventajas, competividad y, como resultado, un aumento de desarrollo.

La  automatización aun permite almacenar informaciones de forma más organizada, registrando históricos de contactos y datos de registro. Entre estos, tenemos correos, teléfonos, direcciones, datos de rendimiento, los propios registros de follow up, confirmaciones de entregas, registros de problemas, reglas de entregas, tipos de fletes, tablas y descuentos negociados.

 

La comunicación de datos

Después que un comprador solicita una materia prima o mismo un producto final para venderlo en una unidad de  venta al por menor, necesitará aguardar la confirmación del pedido por parte del vendedor. Ese chequeo es fundamental para confirmar los plazos. Sin embargo, el chequeo no es garantía de que no ocurrirán imprevistos.

Solamente con la confirmación de la producción y del cumplimiento de los plazos, será posible tener la certeza de que el proceso sigue su flujo ideal. Cuando ese procedimiento es manual la incidencia de errores es muy grande. Por ejemplo, digamos que cliente y proveedor usen el correo para confirmar cada una de esas etapas de compra.

En ese caso, la información estará desorganizada y es necesario usar una hoja de cálculo u otra aplicación para registrar pendencias (lo que favorece errores de lanzamiento y exige digitación uno a uno). Es decir, averiguamos un punto fallo con influencia directa en la productividad, en la confiabilidad y en el desarrollo general del proceso de compra, que puede ser resuelto con la automatización de pedidos.

Sin embargo, ese es solamente uno de los aspectos de la comunicación de datos. Además del acompañamiento de los pedidos de compra, tenemos el recibo físico, la confirmación de entrega, el registro de ítemes pendientes (cuando ocurre), y otros detalles con gran potencial de generación de conflictos. Como ejemplo, tenemos la tradicional confusión entre la fecha de envío y de la entrega en sí. Muchas veces, eses plazos no son acompañados separadamente.

Por  razón de esas situaciones se hace necesario garantizar el flujo correcto y confiable de los datos de acompañamiento. Una vez que eso se torna posible, el gano de desarrollo podrá ser notado en la operación y en resultado de un mejor acompañamiento de los indicadores de cada proceso, identificando dificultades e implantando acciones para eliminarlas.

 

Los  indicadores de desarrollo

Los  indicadores permiten el follow up de detalles como la variación de precio, el desarrollo de entrega (como fue comentado en el tópico anterior), la cualidad de los proveedores, la incidencia de errores, el porcentaje de falta de ítemes y algunos otros que pueden variar de importancia de caso a caso.

Además, son fundamentales para el desempeño, también son importantes para demostrar el profesionalismo, el empeño, los logros y el conocimiento sobre los problemas de las áreas por parte de todos los profesionales envueltos en la administración del proceso. Así que, el directivo se inclinará a valorar más el trabajo de los mismos.

 

La  relación cliente proveedor

Otra cuestión fundamental del acompañamiento del proceso de compras es la mejora de calidad del relacionamiento entre los envueltos. Obviamente, hay un interés mutuo en que el flujo funcione y el desarrollo mejore. Sin embargo, sin datos confiables sobre las dificultades y los puntos positivos, se pone casi imposible una interacción sana.

Con el follow up es casi natural que todos los envueltos e interesados se comprometan y se interaccionen con el objetivo de optimizar los resultados. La  negociación se pone con estructura y las argumentaciones más razonables y objetivas. Es posible establecer blancos y desarrollar acciones conjuntas para el beneficio de todos.

Para concluir este texto sobre follow up de pedidos, es importante reforzar la importancia de la automatización. Eso  porque no fue resaltado hasta el momento un punto fundamental. Se trata de la posibilidad de la administración de stock por proveedor, garantizando una previsión sobre las demandas de entrega y producción que no podría ser obtenida de otra manera. Obviamente, ese procedimiento seria totalmente sin viabilidad sin el uso da tecnología.

 

ORBIT Logistics es uno de los principales proveedores mundiales de soluciones de administración de stock (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) y adquisición de datos en tiempo real.

Nuestra empresa, fundada en el 2003, provee un sistema modular para administrar y automatización de la cadena de suministros, atendiendo a clientes globales a partir de oficinas en Leverkusen (Alemania), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) y Shanghai (China). Un equipo altamente cualificado, compuesto por más de 40 ingenieros y técnicos, ofrece soluciones “turn key” personalizadas para gestión y monitoreo de procesos.

 

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