Diversos aspectos fazem parte da gestão eficiente do ciclo do pedido —  tecnologia, compartilhamento de informações e planejamento das entregas. Desse modo, é fundamental compreender o seu conceito e etapas. Basicamente, essa tarefa corresponde a todas as atividades entre a venda e a entrega do produto, sendo que cada uma das fases deve ser executada com precisão e organização para garantir a satisfação do cliente.

Para que você entenda melhor sobre o assunto, apresentamos as principais informações de cada uma delas a seguir. Acompanhe!

Como funciona o ciclo do pedido?

Entrada da ordem

Esse é o momento no qual o cliente emite o pedido listando quais produtos ou materiais deseja adquirir. As principais informações que devem estar presentes são:

• a quantidade;
• as dimensões;
• a data esperada da entrega.

Essa é a solução ideal para evitar que a equipe seja responsável por digitar manualmente os pedidos, o que pode gerar erros e causar atrasos no processo.

Liberação da solicitação

Após o recebimento do pedido, o sistema deve verificar as informações, e sinalizar, caso alguma inconsistência seja encontrada. Por exemplo, se o cliente tem múltiplas filiais cadastradas, é importante realizar a checagem dos dados. Em geral, essa etapa tende a ser automatizada para possibilitar a padronização das solicitações, considerando códigos de materiais, unidades de medida e tamanho dos lotes.

As condições de entrega devem ser verificadas se demandar equipamentos especiais para carga e descarga, ou outros requerimentos. Além disso, a política de crédito e formas de pagamento são definidas com base na política comercial do fornecedor.

Verificação da disponibilidade de estoque

Quando todas as informações forem conferidas, o passo seguinte deve ser verificar a disponibilidade de todos os materiais requisitados. Esse momento pode resultar em problemas para o suprimento da demanda, pois existem situações em que não há produtos suficientes.

Nesse caso, a alternativa é realizar o envio parcial do pedido para o atendimento imediato e, posteriormente, concluir a entrega com os itens que estavam em falta. Porém, essa não é solução ideal, já que eleva os custos de transporte para o envio da carga. Por esse motivo, muitos fornecedores utilizam o método VMI para acompanhar o estoque dos clientes e, com isso, projetar a sua reposição periodicamente.

Separação e conferência

Quando o pedido constar como liberado no sistema, a equipe de armazenamento deve separar e embalar as mercadorias encomendadas. Após a sua conferência, os documentos fiscais precisam ser emitidos para acompanhar a carga até o seu destino. Por fim, as mercadorias são embarcadas e o trajeto de entrega se inicia até o destinatário.

Planejamento da entrega das mercadorias

A etapa final é, também, uma das mais estratégicas para o ciclo de pedido. Afinal, consiste em todo o planejamento e controle relacionados à movimentação das cargas. Os profissionais da área logística são responsáveis por consolidar as cargas de acordo com a roteirização do sistema para otimizar as entregas. Muitas vezes, é necessário contratar transportadoras externas — quando o fornecedor não utiliza frota própria, por exemplo. O atendimento ao cliente faz parte das obrigações da área, o que requer que esse processo seja conduzido por meio de um sistema de gestão. A consulta das etapas de produção e da localização do veículo, por exemplo, podem ser disponibilizadas para o cliente para mantê-lo informado sobre mudanças no status do pedido.

Atingir o fechamento do ciclo do pedido é uma tarefa complexa, que não se encerra quando o cliente final recebe o produto. Desse modo, é fundamental acompanhar a qualidade do serviço e buscar formas de aprimorar os resultados. Portanto, a visibilidade sobre o processo só pode ser alcançada com a implementação de ferramentas tecnológicas voltadas para a automação e o compartilhamento de informações com parceiros e clientes.

Agora que você já conhece todo o ciclo do pedido, que tal se aprofundar sobre a etapa de armazenagem? Neste post destacamos 4 rotinas para evitar perdas no estoque. Não deixe de conferir!

A ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

Nossa empresa, fundada em 2003, fornece um sistema modular para gerenciamento e automação da cadeia de suprimentos, atendendo clientes globais a partir de escritórios em Leverkusen (Alemanha), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) e Shanghai (China). Uma equipe altamente qualificada, composta por mais de 40 engenheiros e técnicos, oferece soluções “turn key” personalizadas para gestão e monitoramento de processos.

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