Entenda como funciona o sistema OTC (Order to Cash)

Um processo logístico bem definido e estruturado de forma eficiente é peça fundamental para garantirmos a eficiência operacional das operações de uma empresa. Existem algumas ferramentas que, se bem utilizadas, garantem mais agilidade no processo de fabricação e entrega, além de proporcionarem uma melhora no preço final, tornando seu produto ou serviço mais competitivo perante a concorrência. E pensando nisso, o post de hoje irá abordar as utilidades e facilidades que o sistema Order to Cash podem trazer para a sua organização. Quer saber mais? Então acompanhe conosco!

O sistema Order to Cash

Conhecido também como O2C ou OTC, o Order to Cash refere-se a uma expressão bastante comum no ambiente de logística e Supply Chain que diz respeito ao ciclo completo do processo: desde o pedido até a entrega. O Order to Cash é um dos fluxos mais importantes dentro de uma empresa e sua cadeia de suprimentos. Trabalhando este processo, conseguimos verificar todo o caminho percorrido durante um negócio, incluindo a análise de crédito, separação de estoque e todos os demais passos que você desejar acompanhar até o momento em que o produto chega ao consumidor. Tal processo é aliado a um sistema financeiro que visa, inclusive, atender a todos os processos fiscais e contábeis da venda.

Processar dinheiro

A grosso modo, esse é um dos principais objetos de se trabalhar com um sistema order to cash: saber o caminho do seu “dinheiro”. Assim que um novo pedido de um cliente entra na base de dados da sua empresa, um contrato de venda é criado e uma análise de crédito é estabelecida. Informações são enviadas para o setor de produção e estoque, as encomendas são entregues, o pagamento processado, tudo de forma sistematizada. Uma ferramenta de automação baseada no OTC garante que este fluxo ocorre de maneira otimizada, guardando os dados do cliente e da compra para futuras análises do processo, e até mesmo para garantir sempre um mesmo padrão de processo e qualidade.

As etapas do processo OTC

Cada cumprimento de etapa do sistema Order to cash é importante, pois este é o lugar onde se reúnem todas as informações a fim de tornar as entregas da cadeia de abastecimento mais otimizadas.

A lógica básica é: com o pedido feito, os produtos encomendados pelo cliente devem ser fisicamente removidos do estoque ou fabricados, preparados para a expedição, e entregue ao cliente. A gestão de inventário, produção, operações e funções de logística são fundamentais para garantir que a ordem de compra possa ser cumprida e atender às necessidades dos clientes em tempo hábil.

Nas etapas finais do processo, contamos com o faturamento da nota, cobrança e aplicação de caixa. Neste processo de faturamento e cobrança, é preciso um acompanhamento de todos os pagamentos de faturas de entrada e trabalhar com seus clientes a fim de manter seu fluxo de caixa.

Relatórios e análises

Um dos processos mais importantes que um sistema de automação pode te oferecer é a possibilidade de retirada de relatórios para análises. Quando a base da ferramenta é o sistema OTC, você consegue dados de todos os processos pelos quais o pedido passou. Uma análise profunda dos relatórios gerados permite que a sua empresa trabalhe para impedir erros e ganhar visibilidade em padrões de pedidos dos clientes, pagamentos, as tendências de produtos, otimização logística e uma variedade de outras percepções de negócios que podem levar a melhorias operacionais e inovações para o seu empreendimento.

Melhoria no relacionamento com o cliente

Este é outro ponto importante para quem trabalha com o order to cash. Com um processo bem definido e controlado, as chances de erros são bem menores. Com um cronograma alinhado e as metas de etapas cumpridas, o cliente tende a ficar mais satisfeito e o relacionamento da sua empresa com ele se torna mais duradouro. Uma relação de confiança se estabelece e se fortalece quando um processo funciona de forma eficaz.

Diminuição de ineficiências operacionais

Devido à natureza complexa do processo OTC, mais de 30% dos custos operacionais do seu departamento de contabilidade são alocados para apoiar este sistema. Além disso, trata-se de um processo multidepartamentos, já que toda a empresa está envolvida nele: Marketing, Vendas, Contabilidade, Inventário, Produção, Distribuição, Supply Chain e Logística. Com isso, devido ao fato da responsabilidade pela ordem de processamento passar em vários departamentos, uma ineficiência operacional é facilmente identificada. Com o OTC, a empresa consegue melhorar suas receitas, custos, capital de giro e satisfação do cliente.

Ficou alguma dúvida? Você já utiliza este sistema na sua empresa? Compartilhe suas experiências através dos comentários. Confira também no nosso blog dicas de como um bom planejamento contribui para o crescimento da sua empresa e bons negócios!

 

 

ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

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3 Comentários

  1. Cristiane Rozasays:

    Muito esclarecedora a explicação a respeito do termo O2C. Vi em uma vaga de emprego e quis saber o que era, achei vocês. Muito obrigada e sucesso!!

  2. Fabianasays:

    Ótima explicação!

    • Orbit Logisticssays:

      Oi Fabiana, que bom que gostou do nosso post! Continue nos seguindo! Abraços

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