Entenda como funciona o sistema OTC (Order to Cash)

por | 07/12/2016

5 minutos para ler

Um processo logístico bem definido e estruturado de forma eficiente é peça fundamental para garantirmos a eficiência operacional de uma empresa. Existem algumas ferramentas que, se bem utilizadas, garantem mais agilidade no processo de fabricação e entrega, além de proporcionarem uma melhora no preço final, tornando seu produto ou serviço mais competitivo perante a concorrência.

E pensando nisso, o post de hoje irá abordar as utilidades e facilidades que esse sistema pode trazer para a sua organização. Quer saber mais o que é order to cash? Então acompanhe conosco!

O que é Order to Cash (OTC ou O2C)?

O que é Order to Cash (OTC ou O2C)?

Conhecido também como O2C ou OTC, o sistema Order to Cash refere-se a uma expressão bastante comum no ambiente de logística e Supply Chain que diz respeito ao ciclo completo do processo: desde o pedido até a entrega.

O Order to Cash é um dos fluxos mais importantes dentro de uma empresa e sua cadeia de suprimentos. Trabalhando este processo, conseguimos verificar todo o caminho percorrido durante um negócio, incluindo a análise de crédito, separação de estoque e todos os demais passos que você desejar acompanhar até o momento em que o produto chega ao consumidor.

Tal processo é aliado a um sistema financeiro que visa, inclusive, atender a todos os processos fiscais e contábeis da venda.

Processar dinheiro

A grosso modo, esse é um dos principais objetivos de se trabalhar com um sistema order to cash: saber o caminho do seu “dinheiro”.

Assim que um novo pedido de um cliente entra na base de dados da sua empresa, um contrato de venda é criado e uma análise de crédito é estabelecida. Informações são enviadas para o setor de produção e estoque, as encomendas são entregues, o pagamento processado, tudo de forma sistematizada.

Uma ferramenta de automação baseada no OTC garante que este fluxo ocorre de maneira otimizada, guardando os dados do cliente e da compra para futuras análises do processo, e até mesmo para garantir sempre um mesmo padrão de processo e qualidade.

Por que usar um sistema order to cash?

Cada cumprimento de etapa do sistema Order to cash é importante, pois este é o lugar onde se reúnem todas as informações a fim de tornar as entregas da cadeia de abastecimento mais otimizadas.

A lógica básica é: com o pedido feito, os produtos encomendados pelo cliente devem ser fisicamente removidos do estoque ou fabricados, preparados para a expedição, e entregue ao cliente.

A gestão de inventário, produção, operações e funções de logística são fundamentais para garantir que a ordem de compra possa ser cumprida e atender às necessidades dos clientes em tempo hábil.

Nas etapas finais do processo, contamos com o faturamento da nota, cobrança e aplicação de caixa. Neste processo de faturamento e cobrança, é preciso um acompanhamento de todos os pagamentos de faturas de entrada e trabalhar com seus clientes a fim de manter seu fluxo de caixa.

 

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Relatórios e análises

Relatórios e análises

Um dos processos mais importantes que um sistema de automação pode te oferecer é a possibilidade de retirada de relatórios para análises.

Quando a base da ferramenta é o sistema OTC, você consegue dados de todos os processos pelos quais o pedido passou.

Uma análise profunda dos relatórios gerados permite que a sua empresa trabalhe para impedir erros e ganhar visibilidade em padrões de pedidos dos clientes, pagamentos, as tendências de produtos, otimização logística e uma variedade de outras percepções de negócios que podem levar a melhorias operacionais e inovações para o seu empreendimento.

Melhoria no relacionamento com o cliente

Este é outro ponto importante para quem trabalha com o order to cash. Com um processo bem definido e controlado, as chances de erros são bem menores.

Com um cronograma alinhado e as metas de etapas cumpridas, o cliente tende a ficar mais satisfeito e o relacionamento da sua empresa com ele se torna mais duradouro. Uma relação de confiança se estabelece e se fortalece quando um processo funciona de forma eficaz.

Diminuição de ineficiências operacionais

Diminuição de ineficiências operacionais

Devido à natureza complexa do processo de Order To Cash, mais de 30% dos custos operacionais do seu departamento de contabilidade são alocados para apoiar este sistema. Além disso, trata-se de um processo multidepartamentos, já que toda a empresa está envolvida nele: Marketing, Vendas, Contabilidade, Inventário, Produção, Distribuição, Supply Chain e Logística.

Com isso, devido ao fato da responsabilidade pela ordem de processamento passar em vários departamentos, uma ineficiência operacional é facilmente identificada. Com o OTC, a empresa consegue melhorar suas receitas, custos, capital de giro e satisfação do cliente.

Ficou alguma dúvida? Você já utiliza este sistema na sua empresa? Compartilhe suas experiências através dos comentários. Confira também o nosso blog e bons negócios!

 

A ORBIT Logistics é um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gerenciamento de estoque (VMI – Vendor Managed Inventory, Email Order e SCM – Supply Chain Management) e aquisição de dados em tempo real.

Nossa empresa, fundada em 2003, fornece um sistema modular para gerenciamento e automação da cadeia de suprimentos, atendendo clientes globais a partir de escritórios em Leverkusen (Alemanha), Atlanta (EUA), São Paulo (Brasil) e Shanghai (China). Uma equipe altamente qualificada, composta por mais de 40 engenheiros e técnicos, oferece soluções “turn key” personalizadas para gestão e monitoramento de processos.

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