Muitas empresas acabam deixando o atendimento ao cliente via e-mail de lado. Isso acontece porque podem surgir alguns desafios no meio do caminho, como a confidencialidade de dados, atendimento inadequado e até mesmo o domínio da norma culta pelos atendentes.

No entanto, fazer bom uso desta ferramenta pode ajudar a gerenciar a empresa, diminuir os problemas e obter excelentes resultados. E para usar essa ferramenta, é preciso tomar algumas ações.

Para ajudar você nessa jornada, separamos algumas dicas de como otimizar o seu atendimento ao cliente via e-mail. Quer ver mais? Continue lendo o nosso post!

Veja 3 maneiras de potencializar o atendimento ao cliente via e-mail

Até agora vimos que existem alguns problemas que podem surgir ao usar o e-mail para atender aos clientes. Mas, também existem táticas que ajudam você a estabelecer uma boa comunicação com o consumidor.

• 1. Definir prazos de atendimento

Uma dica para fazer um atendimento ao cliente via e-mail de excelência é criar um Acordo de Nível de Serviço  —  SLA (Service Level Agreement)  —  interno. Neste caso, o SLA funcionará como um acordo que define as responsabilidades do time e alinha como os funcionários devem colaborar entre si nas diferentes etapas da jornada do cliente

Assim, é possível acompanhar de perto o tempo de resposta que cada um dos seus colaborados tem para com o cliente. O consumidor, principalmente em situações críticas (reclamações ou suporte) precisa receber respostas rapidamente, por isso tenha bem claro qual deve ser o prazo para isso.

• 2. Padronizar respostas para problemáticas mais comuns

Criar templates de e-mail é uma excelente maneira de diminuir o tempo de resposta ao seu cliente. Também vai ajudar você a aumentar a qualidade da comunicação com o consumidor. Afinal, será possível criar uma identidade da sua marca e as chances de o atendente cometer erros ortográficos ao digitar ficará bem menor.

• 3. Organizar por ordem de prioridade

Os e-mails que são enviados por seus colaboradores devem ser padronizados. Podem ser definidos títulos e criadas pastas para todos os responsáveis. Assim, é possível melhorar a organização e ter sob controle as informações que são passadas.

Outra dica é criar fluxos de trabalho para cada tipo de solicitação feita pelo seu cliente. Dessa forma, o processo terá maior clareza para todos os envolvidos e diminuirão as chances de um pedido ficar esquecido.

Conheça os benefícios de usar o e-mail para atender aos clientes

Muitos clientes preferem entrar em contato por e-mail com uma empresa no lugar de usar outros canais. Isso acontece porque esse método oferece:

• discrição: não é preciso usar o telefone, situação na qual outras pessoas podem ouvir a conversa;

• conveniência no prazo de atendimento: o cliente apenas manda o e-mail e sabe que receberá uma resposta em pouco tempo. Nesse período ele pode fazer outra coisa, não é necessário ficar aguardando no telefone todos os passos;

• confiabilidade: as solicitações feitas ficam registradas. Sempre que necessário é possível consultá-las.

À medida que adotar na sua empresa as sugestões que apresentamos, você perceberá que ficará cada vez mais próximo do seu cliente, desenvolvendo um bom relacionamento com ele. Isso vai ajudar a aumentar a satisfação de cada cliente, fidelizar o consumidor e aumentar cada dia mais a rentabilidade do negócio.

Gostou de conhecer estas 3 dicas de como fazer um excelente atendimento ao cliente via e-mail? Já coloca alguma delas em prática? Compartilhe a sua experiência com a gente! Comente no post!

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