Aprenda a otimizar o follow up de pedidos do segmento industrial

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O follow up de pedidos é essencial para garantir um desempenho satisfatório no segmento industrial. Sem atenção a essa prática não é possível exercer um controle eficiente sobre a armazenagem e estocagem.

Sem sua utilização, os pedidos acabam sendo gerados de forma incorreta e com muita urgência para o fornecimento, o que exerce pressão por prazos de entrega mais curtos. Além disso, essa realidade aumenta os custos e impede um planejamento de entrega, gerando períodos em que há sobrecarga da estrutura operacional e outros em que ocorre ociosidade da mesma.

Quer saber como melhorar o controle, os prazos de entrega, transporte e o fluxo de caixa com o uso do follow up? Basta seguir com a leitura!

O follow up de pedidos

Antes de entrar diretamente no tema, vamos usar algumas linhas para definir um pouco melhor o follow up de pedidos. Assim, evitamos que um entendimento diferente do procedimento acarrete algum mal-entendido sobre o texto.

Traduzindo para o português, o termo follow up significa “acompanhamento”. Vale para qualquer tarefa e, comumente, também é usado para se referir a procedimentos da área de vendas que visam acompanhar os passos do processo comercial.

Da mesma maneira, na área de compras, o acompanhamento dos processos é chamado de follow up e visa garantir o fluxo contínuo de mercadorias, evitando atrasos e falta de matéria-prima ou produtos para comercialização. De modo geral, estamos falando da gestão ótima dos recursos da área, uma prática que pode ser dividida em:

  • follow up preventivo: buscando evitar os atrasos na entrega dos produtos, serviços ou materiais;
  • follow up corretivo: com o objetivo de diminuir atrasos já existentes.

O primeiro grande ganho de desempenho: automação

Agora que nos entendemos sobre o conceito, vamos partir direto para o que podemos considerar o investimento em follow up com maior potencial de otimização. Vários dos processos que precisam ser acompanhados podem ser automatizados e, obviamente, o desempenho melhora substancialmente quando a tecnologia é utilizada.

O fluxo de informações é um dos maiores desafios para qualquer gestor da área que, muitas vezes, se ocupa com tarefas operacionais perfeitamente automatizáveis, quando poderia estar concentrado na análise de informações sobre o processo, o que traria vantagem competitiva e, como resultado, um aumento do desempenho.

A automação ainda permite armazenar informações de forma mais organizada, registrando históricos de contatos e dados cadastrais. Dentre eles, temos emails, telefones, endereços, dados de performance, os próprios registros de follow up, confirmações de entregas, registros de problemas, regras de entregas, tipos de fretes, tabelas e descontos negociados.

A comunicação de dados

Depois que um comprador solicita uma matéria-prima ou mesmo um produto final para vender em uma unidade de varejo, ele precisará aguardar a confirmação do pedido por parte do vendedor. Essa checagem é fundamental para confirmar os prazos. Contudo, ela não é garantia de que não ocorram imprevistos.

Somente com a confirmação da produção e do cumprimento dos prazos, será possível ter a certeza de que o processo segue seu fluxo ideal. Quando esse procedimento é manual a incidência de erros é muito maior. Por exemplo, digamos que cliente e fornecedor usem o e-mail para confirmar cada uma dessas etapas da compra.

Nesse caso, a informação fica desorganizada e é preciso usar uma planilha ou outra aplicação para registrar pendências (o que favorece erros de lançamento e exige digitação um a um). Ou seja, verificamos um ponto falho com influência direta na produtividade, na confiabilidade e no desempenho geral do processo de compra, que pode ser resolvido com a automação de pedidos.

Mas esse é apenas um dos aspectos da comunicação de dados. Além do acompanhamento dos pedidos de compra, temos o recebimento físico, a confirmação de entrega, o registro de itens pendentes (quando ocorre), e outros detalhes com grande potencial de geração de conflitos. Como exemplo, temos a tradicional confusão entre data de envio e da entrega em si. Muitas vezes, esses prazos não são acompanhados separadamente.

É em razão dessas ocorrências que se faz necessário garantir o fluxo correto e confiável dos dados de acompanhamento. Uma vez que isso se torna possível, o ganho de desempenho poderá ser notado na operação e em decorrência de um melhor acompanhamento dos indicadores de cada processo, identificando gargalos e implantando ações para eliminá-los.

Os indicadores de desempenho

Os indicadores permitem o follow up de detalhes como a variação de preço, o desempenho de entrega (como foi comentado no tópico anterior), a qualidade dos fornecedores, a incidência de erros, o percentual de falta de itens e alguns outros que podem variar de importância de caso para caso.

Além de serem fundamentais para o desempenho, também são importantes para demonstrar o profissionalismo, o empenho, as conquistas e o conhecimento sobre os problemas das áreas por parte de todos os profissionais envolvidos na gerência do processo. Assim, a direção tende a valorizar mais o trabalho dos mesmos.

A relação cliente fornecedor

Outra questão fundamental do acompanhamento do processo de compras é a melhora de qualidade do relacionamento entre os envolvidos. Obviamente, há um interesse mútuo em que o fluxo funcione e o desempenho melhore. Contudo, sem dados confiáveis sobre os gargalos e os pontos positivos, fica quase impossível uma interação saudável.

Com o follow up é quase natural que todos os envolvidos e interessados se engajem e interajam com o objetivo de otimizar os resultados. A negociação fica mais embasada e os argumentos mais racionais e objetivos. É possível estabelecer metas e desenvolver ações conjuntas para o benefício de todos.

Para concluir este texto sobre follow up de pedidos, é importante reforçar ainda mais a importância da automação. Isso porque não foi apontado até o momento um ponto fundamental. Trata-se da possibilidade do gerenciamento de estoque pelo fornecedor, garantindo uma previsibilidade sobre as demandas de entrega e produção que não poderia ser obtida de outra maneira. Obviamente, esse procedimento seria totalmente inviável sem o uso da tecnologia.

Para entender melhor como funciona, conheça o sistema Vendor Managed Inventory (Estoque Gerenciado pelo Fornecedor). Para isso, leia a postagem que separamos para você: “VMI na empresa: veja como a solução otimiza o dia a dia de quem está na logística”.

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