Apesar de ser uma área operacional, a gestão de estoque possui rotinas complexas, que afetam diretamente os resultados de outros setores — como Compras, Vendas e Financeiro, por exemplo. Com isso, é fundamental encontrar meios para otimizar os processos e evitar falhas que possam trazem impactos negativos.

Pensando nisso, resolvemos falar sobre 6 erros que podem ser facilmente evitados com a automatização da gestão de estoque. Continue a leitura e saiba melhor quais são eles agora mesmo!

1. Falta de informações

Quando se realiza processos totalmente manuais, todas as informações referentes às operações ficam dispersas em diversos controles, além da grande possibilidade de não se monitorar todos os dados que são relevantes para a gestão de estoque.

Isso faz com que os resultados fiquem aquém do esperado e seja difícil adotar melhorias, haja vista que o gestor não consegue uma visão completa da sua operação — além de não ter todos os dados necessários para identificar os pontos em que as falhas ocorrem.

Com um sistema de gestão, todas as informações passam a ficar centralizadas, facilitando sua localização e compartilhamento, o que ajuda a aprimorar a comunicação e ter mais controle sobre os processos.

2. Imprevisibilidade

A falta de automatização dos processos, aliada à falta de controle sobre as informações, faz com que o controle do estoque seja totalmente imprevisível. Ou seja, é praticamente impossível saber o giro dos materiais, acompanhar a sazonalidade dos produtos que sofrem variação, identificar os custos, elaborar novas estratégias com base nos resultados obtidos, entre outras coisas.

O investimento em tecnologia resolve esse problema, fazendo com que seja possível controlar e acompanhar todos os aspectos da gestão de estoque e, inclusive, realizar estimativas para curto, médio e longo prazo.

3. Faltas ou excessos de mercadorias

Outro problema dos controles manuais e falta de informações relevantes é a composição inadequada do estoque. Ou seja, sem os dados necessários corre-se um risco ainda maior de comprar itens em excesso ou fazer com que eles faltem na prateleira. Ambos os problemas trazem consequências sérias para o negócio, como aumento de custos, risco maior de perdas e desperdícios e perda nas vendas por falta do produto, por exemplo.

Utilizando um sistema de gestão é possível acompanhar, com maior previsão, qual é o giro de cada produto e em qual frequência e quantidades eles devem ser comprados. Além disso, torna-se possível saber quando eles estão obsoletos e não podem mais ser adquiridos.

4. Veículos parados aguardando descarga

Existem casos em que o veículo do fornecedor chega para descarregar e precisa ficar um tempo parado aguardando liberação no estoque para finalizar o processo. Isso acontece devido à falta de espaço para armazenamento, o que faz com que seja necessário liberar algumas locações ou criar um local improvisado.

Como dito anteriormente, um sistema permite acompanhar o giro dos produtos, o que resolveria o problema e faria com que o fornecedor fosse acionado somente quando necessário.

5. Falta de segurança na gestão de estoque

A falta de segurança se dá, principalmente, pela falta de controle sobre as informações e pelo fato delas não serem confiáveis — o que ocorre quando os processos são executados de forma manual. Ela também pode ocorrer pela incerteza do gestor em tomar decisões, haja vista que pode não haver muitos dados para analisar ou que eles não estejam de acordo com a estratégia empresarial, tornando o processo de tomada de decisão mais complexo e sem garantias de bons resultados.

6. Excesso de controles

Com os dados espalhados, é natural que muitos gestores acabem criando diversos controles, principalmente planilhas, para tentar acompanhar melhor cada aspecto de sua operação. O problema é que eles geram excesso de informações para acompanhar — e nem todas são relevantes para os objetivos do negócio. Dessa forma, existe um risco muito grande de se acompanhar questões irrelevantes, enquanto as mais necessárias são negligenciadas.

Estes são apenas alguns erros que podem ocorrer na gestão de estoque por falta de automatização dos processos. Todos eles podem ser corrigidos com a adoção de um sistema de gestão. Todavia, o investimento em tecnologia pode trazer benefícios que vão muito além do controle operacional.

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