5 boas práticas em contratos de suprimento para o setor industrial

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O sucesso de um negócio depende, entre outras coisas, de uma boa gestão da cadeia de suprimentos. E, no setor industrial, isso não é diferente, pois o atraso de matéria-prima pode retardar a produção, trazendo grandes prejuízos para a empresa. Além de uma boa escolha de fornecedores, os contratos de suprimento para o setor industrial também são cruciais para a saúde financeira da companhia.

Imagine que a empresa tenha uma grande quantidade de produtos para entregar em determinada data, mas o fornecedor não entrega a matéria-prima na data correta. O cliente pode desistir da compra, e a empresa fica com um desfalque enorme.

Por isso, é importante atentar às cláusulas do contrato para evitar esse tipo de problema. No post de hoje, vamos dar algumas dicas sobre como evitar dores de cabeça na hora de fazer um contrato de suprimentos. Mas primeiro, vamos falar sobre o papel do setor de compras na empresa.

Entenda o papel do setor de compras na indústria

A aquisição de obra prima representa fator decisivo na atividade da empresa. Isso porque, dependendo da forma como as compras são conduzidas, a companhia pode ter redução nos custos e melhorias consideráveis no lucro. O setor de compras tem um papel fundamental na gestão estratégica da empresa em face do número de recursos financeiros envolvidos.

O objetivo de um setor de compras de uma indústria é adquirir matéria-prima para abastecer a linha de produção de insumos, peças ou componentes, que comporão o produto final. Então, o setor de compras é o responsável por manter a empresa funcionando.

Se ele for mal administrado, a linha de produção para e a empresa sofre perdas monetárias. Além disso, se o comprador não tiver experiência e capacidade de negociação, ele adquirirá mercadorias por um valor alto, o que vai causar uma despesa muito grande para a empresa, reduzindo drasticamente seus lucros.

Cabe também ao setor de compras manter um bom relacionamento com os fornecedores, pois, assim, o gestor terá mais poder de barganha. Dessa forma, ele consegue melhores preços e condições na negociação. 

Compreenda a importância de um setor de compras centralizado

Apesar de o setor de compras ser de grande importância para a empresa, é normal que companhias com muitas filiais não centralizem as compras em um único departamento. Dessa forma, cada filial é responsável pelos próprios suprimentos, deixando o trabalho nas mãos de diversas pessoas.

Embora possa parecer mais prático, a descentralização das compras dificulta o controle dos processos. Mesmo que haja várias pessoas trabalhando no setor, é importante que a decisão final seja centralizada em uma única pessoa. Assim, a empresa não corre o risco de alguém fazer compras desnecessárias.

Além disso, pessoas inexperientes podem não conhecer bem os processos e comprar um material mais caro. Caso tenha alguém responsável por autorizar as compras, esses riscos são bem menores.

Outro fator a ser levado em consideração é a elaboração e a gestão de contratos de suprimentos. Abaixo, vamos falar um pouco sobre como adotar algumas práticas e evitar que a empresa tenha prejuízos ou problemas com fornecedores.

Confira algumas práticas a serem adotadas em contratos de suprimento para o setor industrial

1. Defina regras claras para o cumprimento das cláusulas do contrato

Quebra de contrato e não cumprimento de certas cláusulas são muito comuns, todos sabem disso. Então, se você deseja evitar problemas com fornecedores e perdas monetárias, deixe claro quais são as penalidades para quebra e não cumprimento das cláusulas por ambas as partes, fazendo com o que contrato seja uma garantia para seu negócio.

2. Fique atento à redação do contrato

Outra forma de evitar dores de cabeça com contratos de suprimento para o setor industrial é atentando à forma como o contrato é redigido. Por isso, garanta que ele seja o mais claro e assertivo possível. Vale lembrar que uma assistência jurídica pode fazer a diferença nessas horas.

3. Seja minucioso em relação aos contratos

A correria do dia a dia e a necessidade de otimização do tempo podem fazer com que você sequer leia o contrato e altere apenas pequenos detalhes de um para outro. Mas esse hábito pode gerar prejuízos e trazer dores de cabeça.

Mesmo que seu dia seja corrido, reserve um tempo para ler todo o contrato e verificar se ele está de acordo com o que foi negociado entre ambas as partes. Parece desnecessário quando a empresa já tem um modelo estabelecido, mas as cláusulas podem ser alteradas, dependendo do fornecedor. E, se você deixar algum detalhe importante passar despercebido, pode ter problemas no futuro.

4. Utilize um sistema gestão de contratos

Para fazer uma boa gestão de contratos de suprimentos para a indústria, a organização é fundamental. Você vai precisar que eles estejam organizados e identificados. Para otimizar seu tempo e facilitar seu trabalho, é possível utilizar um sistema de gestão de contratos.

Com um software específico, é possível gerar requisições eletrônicas, submeter propostas, gerar e trocar informações sobre contratos, armazená-los, entre outras funções. Um sistema de gestão pode ajudar sua empresa a reduzir o tempo gasto nas compras, cortar custos e aumentar a produtividade.

5. Acompanhe as renovações de perto

Mesmo que a empresa mantenha um longo relacionamento com alguns fornecedores, chega o dia em que o contrato vence. Por isso, você deve acompanhar os contratos de perto, para saber quando se encerram e estudar possíveis renovações.

Isso é importante para garantir que renovações, mudanças ou cancelamentos sejam documentados. O contrato vencido deve ser anexado junto ao novo ou, em casos de rescisão contratual, os termos devem ser armazenados também.

Manter os contratos encerrados digitalizados e disponíveis para consulta pode ajudar muito em ações judiciais imprevistas, evitando maiores problemas para a companhia.

Essas foram nossas dicas sobre como fazer uma boa gestão de contratos de suprimento para o setor industrial. Seguindo essas instruções, você evita que o setor de compras de sua empresa tenha problemas com fornecedores. 

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