Gestão de pedidos: como a automação dos processos pode ajudar?

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A gestão de pedidos é um processo-chave para as organizações. E a sua eficiência tem relação direta com o ciclo: pedido — despacho — faturamento.

Ainda que estejamos falando de etapas críticas para empresas de distribuição, a quantidade de informações disponíveis e o fato de que são esses os processos que entregam a solução para o cliente tornam a execução vital para qualquer companhia.

Além disso, a excelência dessa entrega não reflete apenas a eficiência operacional, que é um requisito mínimo para o processo. É possível gerar um diferencial competitivo significativo ao garantir menor prazo e maior abrangência de entrega.

Redução de custos, agilidade, melhor atendimento, eficiência do controle, diminuição de erros e fidelização são alguns dos ganhos que destacaremos nesta postagem. Boa leitura!

Garanta a viabilidade do negócio com a gestão de pedidos

Apesar de ser natural avaliarmos qual é o momento ideal de um investimento em automação, também é válido nos questionarmos se estamos fazendo a pergunta certa. Vamos usar um exemplo para refletirmos juntos sobre este ponto.

Imagine uma empresa de terraplanagem abrindo mão de seus equipamentos e optando por trabalhar com enxadas ou outras ferramentas manuais. Não faria nenhum sentido, não é mesmo? O processo ficaria lento, a produtividade de cada trabalhador inviabilizaria salários melhores e a competitividade do negócio estaria comprometida.

Por isso, talvez a pergunta correta seja: o que impede a automatização da gestão de pedidos? Melhorar o ressuprimento e a eficiência? Ainda assim, vale a pena relacionar um pouco melhor o que a automação pode fazer pelo negócio. Vejamos:

Ampliação da integração de processos

O primeiro ponto é o nível de interação e troca de dados entre cliente e fornecedor. Na maioria dos casos, as empresas integram seus processos internos, evitando o retrabalho ou a redundância de controles e melhorando a inteligência de mercado.

Contudo, no caso do processamento dos pedidos, grande parte dos controles e procedimentos executados pela empresa vendedora também precisa ser repetido na compradora. Em outras palavras, o que a automatização de pedidos faz é ampliar os benefícios da integração para além das fronteiras internas da companhia.

Melhora do relacionamento

A diferença é que, nesse caso, os benefícios não estão limitados aos ganhos elementares, como redução de custos, agilidade e diminuição de erros, mas incluem o estabelecimento de um nível de sinergia e aproximação com o cliente, que não pode ser superado de outra forma. Dessa maneira, a fidelização é natural e benéfica para ambos, melhorando a competitividade.

Receita imediata com a diminuição do imobilizado

Não é preciso dizer que a necessidade de manter um estoque mínimo de produtos e matéria-prima tem impacto no capital de giro da empresa, não é? Quanto menos eficientes forem os processos, maior será o total de investimento feito no estoque.

Quando você agiliza o fluxo, parte desse investimento deixa de ser necessária. E, ao receber o montante devido pela venda, esse percentual entra imediatamente no caixa.

Dependendo do seu caso, esse total pode cobrir todo o seu investimento inicial na automação. No mínimo, costuma ter um grande impacto nessa recuperação de valores, diminuindo o prazo de payback.

Espaço para a descarga de pedidos

Um problema comum na gestão de pedidos é o espaço de armazenamento de produtos. Quando você melhora os controles e integra os processos, fica mais fácil garantir a assertividade em todos os aspectos.

Dessa maneira, a previsão fundamental para uma melhor programação de pedidos diminui sensivelmente os imprevistos de descarga e a necessidade de espaço físico. Além do aumento da eficiência, esse ganho também pode impactar nos custos de manutenção do ambiente de armazenagem.

Ganho de produtividade e eficiência

Talvez fosse desnecessário mencionar, mas, apesar de óbvio, o ganho de produtividade é o benefício mais garantido de qualquer processo de automação. Os processos manuais favorecem erros e inconsistências, além de aumentarem substancialmente a carga de trabalho.

Como você pode deduzir a partir de algumas considerações que já fizemos e de sua própria vivência na administração de estoques, a preocupação com a produtividade e a eficácia não é garantia de competitividade. Mais do que isso: trata-se de um requisito fundamental para se manter no mercado.

Portanto, não estamos falando de uma opção, mas de ganhos que precisamos buscar constantemente.

Melhor programação de produção

A integração com o cliente permite administrar o fluxo de materiais e produtos com maior previsibilidade. Assim, fica mais fácil programar a produção para evitar atrasos e a falta de itens (que ocasiona entregas parciais de pedidos). Dessa forma, você reduz os custos gerados por imprevistos, acerta os prazos e garante o faturamento.

Aprimoramento do controle

A quantidade e a qualidade das informações disponíveis em tempo real são substancialmente superiores com a automação. Como consequência, você pode acompanhar indicadores de desempenho mais precisos e variados.

Com base nesses dados, é possível priorizar as ações de correção de inconsistências, identificar as causas mais comuns de problemas e garantir diversas outras medidas que melhorem seus controles.

Disponibilidade de dados

Sistemas internos de processamento serão cada vez mais inviáveis para qualquer organização. É preciso garantir a possibilidade de processar pedidos para cada participante dessa etapa, de onde ele estiver. A automação combinada com a possibilidade de acesso remoto às informações e aos procedimentos permite essa comodidade.

Equipe motivada

Processos mais ágeis, maior eficiência, menos problemas e menor dedicação a tarefas manuais têm impacto direto na motivação da equipe. Por isso, é importante envolvê-la no processo de automação.

Contudo, dependendo do perfil de alguns colaboradores, é possível que parte deles se sinta ameaçada. Afinal, algumas das tarefas que eles executam podem ser processadas automaticamente.

É preciso demonstrar e fazê-los perceber os pontos positivos — e, principalmente, que a automação não costuma gerar grande diminuição de um time nos dias de hoje. Ao contrário: ela permite uma expansão do negócio e muda o foco dos envolvidos para atividades mais importantes e gratificantes.

Por fim, a gestão de pedidos automatizada é uma tendência certa na atualidade. Além de eminente, ela possui a característica de agregar inovações tecnológicas incrementais constantes.

A forma como compramos no varejo e no atacado evoluirá bastante e rapidamente nos próximos anos. Por isso, é importante contar com soluções capazes de acompanhar essa transformação.

Quer saber como podemos ajudá-lo nesse processo? Entre em contato conosco e experimente o atendimento especializado de nossa equipe!

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